Einrichtung

Im Drucker-Dialog (Einstellungen → Drucker → Alias bearbeiten) wird das virtuelle Gerät „QrkEmail“ angelegt. Es druckt keinen Ausdruck, es versendet den Beleg bzw. den Bericht als PDF per E-Mail. Unter „E-Mail-Zeile“ wird der Kanal gewählt:

• Kunde – der Empfänger kommt aus dem Ausgabe-Dialog bzw. dem Kundenstamm (Einwilligung). Verkaufsbelege gehen ausschließlich an den Kunden.
• Fest – feste Betreiber-Adresse(n) für den Abschluss-/Berichtsversand (z. B. Wirt, Steuerberater); Komma/Semikolon trennt mehrere Empfänger, jede erhält eine eigene Zustellung.

Ein Alias enthält genau eine E-Mail-Zeile (das Programm verweigert eine zweite). Für Beleg- und Berichtsversand legt der Betreiber daher zwei Aliase an – derselbe physische Drucker darf in beiden stehen: „Kunde“ für den Verkaufs-Alias, „Fest“ für den Bericht-Alias. Im Feld „Abschluss-Drucker“ hinterlegte Berichte werden still an alle Fest-Adressen des jeweiligen Bericht-Alias versendet.

Die SMTP-Zugangsdaten (Host, Port/Verschlüsselung, Benutzer, Passwort) stehen im Reiter „Bons → Digitaler Beleg“, mit der Testmail wird die Einrichtung geprüft.

Im Verkauf („Beleg ausgeben“)

Nach jeder Zahlung entscheidet der Ausgabe-Dialog: Papier, E-Mail oder Beides (im Reiter „Extra“ abschaltbar; Timeout einstellbar). Mit erteilter Einwilligung erscheint der Empfänger vorbesetzt; Kunden mit „immer per E-Mail“ werden ohne Dialog still digital bedient… (ohne Dialog wird nur bei „immer per E-Mail“-Kunden digital zugestellt, sonst Papier). Das Kunden-E-Mail-Feld darf mehrere Adressen (Semikolon/Komma) enthalten – jede Adresse erhält eine eigene Zustellung; die Einwilligung gilt für den Kunden.

Offline: Ohne Internet bleibt die Kassa voll bedienbar – die Mails sammeln sich in einer Queue und werden später versendet. Endgültig fehlgeschlagene Sendungen sind in der Belegansicht ersichtlich und können dort „erneut per E-Mail“ versendet werden.

Ablage: Jeder digital versendete Beleg liegt als PDF im Unterordner „mail“ des PDF-Verzeichnisses (Aufbewahrungszeit je Einstellung; Betreiber-QrkPdf-Ablagen verfallen nie).

Papierbeleg nach digitaler Zustellung (§ 132a BAO)

Der nur digital erteilte Beleg kann jederzeit – auch bis Geschäftsschluss – über die Belegansicht als Papierbeleg ausgestellt werden (ohne „( Kopie )“, da noch kein Papieroriginal existiert; die Belegerteilung wechselt auf „Papier + E-Mail“). Wurde „Beides“ ausgegeben, trägt jeder weitere Ausdruck „( Kopie )“. Die Art der Belegerteilung wird pro Beleg dokumentiert und lässt sich über Export → „Belegerteilung als Csv“ für einen Zeitraum exportieren.