Abschlüsse

In diesem Bereich können Sie Tages- und Monatsabschlüsse für die Kasse durchführen. Der folgende Abschnitt erklärt zunächst, was ein Abschluss bewirkt; darunter finden Sie die einzelnen Einstellungen.

Was bewirkt ein Abschluss?

Der Tagesabschluss – auch Z-Bon oder Tagesendsummenbon genannt – schließt in QRK einen Geschäftstag ab. Nach dem Tagesabschluss ist der jeweilige Tag in der Kasse abgeschlossen. Ein Weiterarbeiten ist dann erst am nächsten Geschäftstag wieder möglich.

Diese Arbeitsweise stammt ursprünglich aus QRK, wo am Ende des Verkaufstags ein Abschluss erstellt wird, und wurde unverändert in QRK Gastro übernommen. Sie entspricht der gängigen Praxis in Österreich wie in Deutschland.

QRK erstellt pro Geschäftstag genau einen Tagesabschluss. Der Geschäftstag wird dabei nicht starr um Mitternacht getrennt, sondern über die hinterlegte Sperrstunde (Curfew) bestimmt. So zählen auch Umsätze nach Mitternacht noch zum richtigen Geschäftstag – etwa im Gastronomiebetrieb mit späten Öffnungszeiten. Wurde für den laufenden Geschäftstag bereits ein Abschluss erstellt, ist dieser Tag damit abgeschlossen; ein zweiter Abschluss für denselben Zeitraum ist nicht vorgesehen.

Der Tagesabschluss sollte daher bewusst am Ende des Geschäftstags erfolgen. Wird er zu früh erstellt, ist der laufende Tag bereits geschlossen und ein Weiterarbeiten ist erst am nächsten Geschäftstag wieder möglich.

Wichtig – Monatsabschluss: Der Monatsabschluss funktioniert nach demselben Prinzip, bezogen auf den gesamten Monat. Wird er versehentlich zu früh ausgeführt – etwa irrtümlich am Monatsersten – ist damit der gesamte Monat abgeschlossen und für weitere Bonierungen gesperrt. Der Monatsabschluss sollte daher ausschließlich am tatsächlichen Monatsende erstellt werden.

Einstellungen

1. Tages/Monatsabschluss ausführen um:
   Legt eine Uhrzeit fest, bis zu der der Abschluss für den aktuellen Tag oder Monat erfolgen muss. Dieser Abschluss konsolidiert die Verkaufsdaten und bietet einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben, was entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung und die Vorbereitung von Berichten ist. Standardmäßig werden die Abschlüsse um Mitternacht verlangt, wenn keine andere Uhrzeit festgelegt wird. Dies ist besonders sinnvoll im Restaurantbetrieb, wo die Sperrstunde für den Tag nach Mitternacht sein kann. Im QRK-Kassenbetrieb ist dies meist irrelevant.
2. Warengruppen verwenden
   Aktiviert die Verwendung von Warengruppen während des Abschlussprozesses. Dadurch werden die Verkaufsdaten nach Warengruppen kategorisiert, was eine detaillierte Analyse der Verkaufsleistung verschiedener Produktkategorien ermöglicht.
   In der Dokumentenansicht kann zwischen der Ansicht nach Warengruppen und der Ansicht nach einzelnen Artikeln gewechselt werden. Dieser Punkt bestimmt, in welchem Format der Abschluss nach der Erstellung am Drucker ausgegeben wird.

Option: Zwischenabschlüsse (Z-Bons)

Aktivierbar im Reiter „Abschlüsse“ („Z-Bons (Zwischenabschluss) aktivieren“): Ein Z-Bon schliesst die Umsätze bis zum aktuellen Zeitpunkt ab, danach kann sofort weiter boniert werden – der laufende Tag wird nicht blockiert. Mehrere Z-Bons pro Tag sind möglich, auch über Mitternacht; jeder Z-Bon erscheint als eigener Kassenabschluss (Deutschland: DSFinV-K). Bestehende Kassen bleiben unangetastet – die Option ist standardmässig aus (klassisches Modell; Moduswechsel nur nach einem Abschluss). Im Task-Menü erscheint „Zwischenabschluss (Z)“, sobald die Option aktiv ist. Liegen Buchungen nach dem letzten Abschluss vor, schlägt der DSFinV-K-Export vor, zuerst einen Z-Bon zu erstellen.

Kassabuch-Hinweis: Kassabuch-Bewegungen (Anfangsbestand, Geldtransit, Ein-/Auslagen) erscheinen auf dem Abschluss nicht mehr als verkaufte Artikel, sondern in einer eigenen Rubrik „Kassabuch-Bewegungen“ (Zahlungen z. B. als „Bar (Kassabuch)“); bei aktivem Kassabuch weist der Abschluss den Kassenstand aus.

Nachgeholter Abschluss

Wird ein Abschluss erst nachträglich erstellt, ist das unproblematisch, solange die einzelnen Belege zum Zeitpunkt des Verkaufs korrekt erfasst und – wo gesetzlich gefordert – signiert wurden. Der Abschluss selbst ist eine Zusammenfassung des Zeitraums und nicht an einen festen Zeitpunkt gebunden.

Hinweis: Dieser Text beschreibt die Funktionsweise von QRK und stellt keine steuerliche Beratung dar.