4.5.1 Der Benutzer- und Berechtigungsmanager

Mit dem Benutzer- und Berechtigungsmanager können Sie Benutzer, Rollen und Berechtigungen effizient verwalten.

 

Der erste Benutzer, den Sie anlegen, ist eine Art „Super User“ (Chuck Norris), der automatisch alle Rechte hat, auch ohne explizite Zuweisung. Bewahren Sie das Kennwort dieses Benutzers sicher auf, da es nicht wiederhergestellt werden kann.

Das Berechtigungsschema basiert auf einer rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC). Rechte werden nicht direkt an Benutzer, sondern an Rollen vergeben, die Sie selbst definieren können, z. B. Administrator, Kassierer oder Manager. Weitere Informationen finden Sie unter Role Based Access Control.

Beim ersten Aufruf des Managers werden Sie aufgefordert, den ersten Benutzer anzulegen. Geben Sie einen Namen und ein Kennwort ein.

 

Der Dialog für die Erstellung einer neuen Rolle ist ähnlich aufgebaut. Vergeben Sie einen Rollennamen und legen Sie fest, welche Berechtigungen erlaubt (erl.) oder verweigert (ver.) werden sollen.
Um eine neue Rolle anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld der Rollenliste. Für Änderungen klicken Sie den Rollennamen an und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Hier können Sie die Berechtigungen bearbeiten oder die Rolle löschen.

 

Hinweis: Eine Verweigerung hat immer Vorrang vor einer Erlaubnis. Verwenden Sie diese Option daher mit Bedacht. Wenn eine Berechtigung nicht gesetzt wird, gilt sie für die Rolle als nicht vorhanden, kann jedoch durch eine andere Rolle ergänzt werden.

 

Die Berechtigungen für die Kasse sind vorgegeben; es kann lediglich der Anzeigename geändert werden. Neue Berechtigungen können automatisch hinzugefügt werden, wenn neue Funktionen ausgeführt werden. Dazu ist es notwendig, die neuen Funktionen einmal mit dem ultimativen Administrator auszuführen. Anschließend kann im Manager die Anzeigebeschreibung der neuen Berechtigungen angepasst werden.

In speziellen Fällen können Sie Berechtigungen auch direkt einem Benutzer zuweisen. Dabei gilt ebenfalls: Eine verweigerte Berechtigung hat immer Vorrang. Beispiel: Ein Benutzer mit der Rolle Administrator, der eigentlich alle Rechte besitzt, verliert eine bestimmte Berechtigung, wenn diese explizit verweigert wurde. Die Verweigerung setzt sich in diesem Fall durch, selbst wenn die Administratorrolle zugewiesen wurde.

4.5.2 Der Produkt- und Gruppenmanager

Aus dem Startbildschirm gelangen Sie auf die Seite „Manager“

Dort finden Sie zuerst eine Gruppenübersicht, wie sie auch in der „Kasse“ zu finden ist.
Sie haben hier die Möglichkeit einzelne Gruppen unsichtbar zu schalten (sichtbar = 0)

Auf der rechten Seite finden Sie auch die Möglichkeit, neue Gruppen zu erstellen, bestehende zu löschen (wenn sie keine Produkte enthält!) oder zu ändern (Name und sichtbar)

4.5.3 Die Produkte

Wenn Sie nun auf „Produkte“ klicken, kommen Sie in die Seite mit allen Produkten, sortiert nach ID. Die Sortierung können Sie jederzeit beliebig anpassen, indem Sie auf die Kopfzeile klicken.

 

In der Übersicht finden Sie die ID, die Produktnummer (optional), den Barcode für den Barcode Reader (optional), den Produktnamen, die dazugehörende Gruppe und die Sichtbarkeit.

Hier können Sie nun wieder neue Artikel anlegen, bestehende löschen (ACHTUNG: nur noch nicht verwendete Artikel!) bzw. bestehende Artikel ändern (zB. Barcode einpflegen, Namen anpassen, Sichtbarkeit ändern, …)

Mit dem Produktfilter können Sie bei einer großen Artikelanzahl einfach den zu ändernden Artikel finden. Auch die Artikelliste kann mit der Kopfzeile sortiert werden.

4.5.4 Kunden-Manager (Digitaler Beleg, PRO)

Der Manager enthält den Reiter „Kunden“: Kunden mit Anschrift, E-Mail, Notiz, Kundenkarten-Code, dauerhafter Einwilligung (zeitgestempelt, widerrufbar) sowie dem Schalter „Immer per E-Mail“. Auch das E-Mail-Feld darf mehrere Adressen (Semikolon/Komma) enthalten – jede Adresse erhält eine eigene Zustellung; die Einwilligung gilt für den Kunden.

„Löschen“ markiert den Kunden als gelöscht (Belegdaten bleiben, § 132 BAO). „Anonymisieren“ entfernt die persönlichen Daten vollständig – der Stammsatz verschwindet aus der Kundenliste und kann nicht wiederbefüllt werden; Belegbezüge bleiben erhalten, der Beleginhalt bleibt unveränderlich.

An der Kassa: QRK – Kundentext-Feld (Symbol am Feld) wählt den Kunden; QRK Gastro – Gastnamen-Feld der Tischbestellung. Der gewählte Kunde erscheint im Kundenblock des Bons und ist Empfänger der Belegzustellung; Freitext bleibt möglich und wird wie getippt im Beleg dokumentiert.

Kundenkarte: Aus dem Kunden-Manager ausdrucken (Barcode Code39). Scannen der Karte an der Kassa wählt den Kunden automatisch für Bon und Belegzustellung.

Artikelmanager Plus (PRO, optional)

Das Plugin „Artikelmanager Plus“ (aktivierbar unter Einstellungen → Plug-ins) ersetzt den klassischen Produkt-Manager durch eine Baumansicht (Kategorien → Warengruppen → Artikel) mit Drag & Drop und Filter; die Bearbeitung erfolgt mit den gewohnten Dialogen.

4.5.5 Pfand (PRO)

Im Artikelmanager kann ein Artikel als Pfandartikel markiert werden (z. B. Flaschenpfand) und jedem Artikel ein Pfandartikel samt Menge pro Einheit zugewiesen werden (z. B. Kiste = 20 × Flaschenpfand). Beim Verkauf wird die Pfandposition automatisch mitgebucht:

• Kassenmodus: Die Pfandzeile wird automatisch eingefügt und folgt der Menge des Hauptartikels (auch beim Löschen der Position). Eine manuell bonierte Pfandposition (z. B. Pfandrückgabe mit negativer Menge) bleibt davon unberührt.
• Gastro: Die Pfandzeile erscheint live in der Bestellansicht und folgt der Artikelmenge – die Tischsumme stimmt bereits während der Eingabe. Pfand aus QRK Mobile und nach Bon-Splitten/Zusammenlegen wird beim nächsten Bonieren abgeglichen. Pfandzeilen erscheinen nicht auf Küchen-/Bestellbons.

Pfand-Rückgabe (Gastro)

Neben dem Kontrollbeleg in der Tischübersicht gibt es den Button „Pfand-Rückgabe“: Pfandartikel und Menge wählen, gebucht wird ein bezahlter Beleg mit negativer Pfandposition (Bar-Auszahlung) inkl. Bondruck.

Deutschland (KassenSichV/DSFinV-K)

Pfandpositionen laufen direkt im TSE-signierten Verkauf mit; im DSFinV-K-Export wird der Geschäftsvorfalltyp automatisch „Pfand“ bzw. bei Pfand-Rückgaben „PfandRueckzahlung“. Pfandzeilen erben in Deutschland den Steuersatz des Hauptartikels.